Zarządzenie nr 28/2011  

Dyrektora Muzeum Ziemi Kujawskiej i Dobrzyńskiej we Włocławku z dnia 5 grudnia 2011 r.
w sprawie zasad zaciągania zobowiązań oraz dokonywania kontroli wstępnej w Muzeum Ziemi Kujawskiej i Dobrzyńskiej we Włocławku  

W celu zwiększenia kontroli i poprawy dyscypliny wydatków związanych z realizacją dostaw, usług oraz robót budowlanych, na podstawie § 6.ust.3 pkt. 4) Statutu Muzeum w powiązaniu z § 22 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego MZKiD oraz § 10 i § 22 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 19/2010 z dnia 1.09.2010 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji w MZKiD we Włocławku, wprowadzam niżej wymienione zasady zaciągania zobowiązań finansowych.

§ 1.

Zobowiązania finansowe dotyczące dostaw, usług i robót budowlanych na rzecz MZKiD
zaciąga się w formie pisemnej.

§ 2.  

1. Zaciągnięcie jednostkowego zobowiązania finansowego na rzecz muzeum poniżej wartości
jednostkowej 1 000 zł netto wymaga uprzedniego wypełnienia wniosku finansowego
Załącznik nr 1 oraz uzyskania akceptacji dyrektora.
2. Zaciągnięcie zobowiązania finansowego na rzecz muzeum powyżej wartości jednostkowej
1 000 zł netto wymaga uprzedniego wypełnienia wniosku finansowego oraz uzyskania
akceptacji osób upoważnionych na wniosku wg Załącznika nr 2.
3. Zaciągnięcie zobowiązania finansowego na rzecz muzeum powyżej wartości jednostkowej
7 000 euro wymaga zastosowania procedury określonej w Zarządzeniu nr 29/2011
Dyrektora MZKiD.
4. Stosowanie procedury, o której mowa w pkt 1-3 nie jest wymagana w przypadku:
a) sytuacji wymagających podjęcia natychmiastowych działań (awaria, katastrofa
budowlana itp.)
b) usług artystów, twórców ludowych i rzemieślników reprezentujących unikalne zawody
lub świadczących nietypowe (rzadkie) usługi.
c) zakupów realizowanych na podstawie odrębnych przepisów (np. zakupu zabytków),
d) zakupów paliwa i płynów eksploatacyjnych do samochodu służbowego, opłat
drogowych, parkingowych itp.
e) opłat pocztowych związanych z pracą sekretariatu muzeum.  

Zasady zaciągania zobowiązań powyżej wartości 1 000 zł  

§3.  

1. Wniosek finansowy jest wystawiany przez dział merytoryczny w 2 egzemplarzach.
2. Oryginał wniosku finansowego po jego akceptacji jest załączany do pierwszej
faktury/rachunku zakupu.
3. W przypadku pozostałych faktur objętych tym samym wnioskiem dział merytoryczny
podaje na odwrocie faktury tylko numer wniosku, na podstawie którego dokonano zakupu.

§4.  

1. Pracownik ds. zamówień i administracji opiniuje wniosek pod kątem obowiązku
stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych i potwierdza obowiązek
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, albo zastosowanie
procedury uproszczonej przewidzianej w odrębnym zarządzeniu.
2. Główny księgowy dokonuje klasyfikacji wydatków oraz potwierdza ich zgodność
z rocznym planem finansowym MZKiD.  

§ 5.  

1. Umowy sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; jeden
dla wykonawcy, drugi dla Działu Księgowości.
2. Pracownik ds. zamówień i administracji – przechowuje kopie umów jedynie
w przypadku zawarcia umowy w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

§ 6.  

1. Projekt umowy jest przekazywany do Radcy Prawnego, który prowadzi obsługę prawną
MZKiD w celu zaopiniowania pod kątem zgodności zapisów umowy z obowiązującymi
przepisami prawa oraz pod kątem zgodności zapisów umowy z innymi regulacjami
wewnętrznymi obowiązującymi w muzeum.
2. Radca Prawny potwierdza zaopiniowanie umowy parafując egzemplarz umowy
pozostający w jednostce na każdej stronie, a na ostatniej stronie zamieszcza swój podpis
wraz z imienną pieczątką.  

§ 7.  

1. Zaopiniowana przez Radcę Prawnego umowa wymaga akceptacji Głównej Księgowej.
2. Podpis Głównej Księgowej na umowie oznacza brak uwag co do warunków finansowych
zawartych w umowie oraz gwarancję zabezpieczenia środków na realizację umowy
w planie finansowym.

§ 8.  

Sekretariat muzeum rejestruje umowę/ zlecenie/ zamówienie po jej podpisaniu w rejestrze
zawierającym nr kolejny w roku/ symbol działu/rok zawarcia umowy. 

§ 9.

Umowa zawierająca wszystkie wymagane podpisy przed zarejestrowaniem przedkładana jest
do podpisu Dyrektorowi MZKiD.

 § 10.  

1. Naruszenie w/w procedury zawierania oraz realizacji umów jest naruszeniem obowiązków
służbowych.
2. Treść zarządzenia zostaje opublikowana na stronie internetowej muzeum.
3. Do upowszechnienia treści zarządzenia zobowiązani są Kierownicy Oddziałów i Działów
muzeum.
4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.